Luật pháp và sinh hoạt hội đoàn

 

Credit: cccommunityenergy.org

Ls Nguyễn Văn Thân

Sinh hoạt hội đoàn đóng một vai trò quan trọng trong một thể chế tự do và xã hội dân sự. Hội đoàn thường là một nhóm người đến với nhau vì một mục tiêu chung nào đó. Hội đoàn có thể đăng ký thành hiệp hội hoặc không có đăng ký. Nếu không có đăng ký thì không có tư cách pháp nhân riêng biệt. Tất cả mọi thành viên trong hội mang trách nhiệm pháp lý cá nhân và có thể bị thưa kiện có thể ảnh hưởng tới tài sản riêng của họ.

Hội đoàn có đăng ký thì sẽ có tư cách pháp nhân riêng biệt. Lợi điểm chính là thành viên ban chấp hành và hội viên không chịu trách nhiệm pháp lý cá nhân trong việc điều hành sinh hoạt của hội. Dĩ nhiên họ phải tuân thủ các điều kiện pháp lý đặt ra trong các đạo luật đăng ký và thành lập hiệp hội.

Tại NSW, để đăng ký thì một hội đoàn phải có ít nhất 5 hội viên, có nội quy bằng văn bản hoặc sử dụng bản nội quy mẫu (Model Constitution), có tính cách thiện nguyện và có tầm vóc hoặc hoạt động kinh doanh không đáng kể cụ thể là có tài sản, lợi tức hoặc chi tiêu dưới 2 triệu mỗi năm. Bằng không thì có thể bị từ chối đăng ký với Sở Mậu dịch Công bằng (Fair Trading NSW) dưới Đạo luật Đăng ký và Thành lập Hiệp hội tiểu bang NSW (NSW Associations Incorporation Act 2009). Những yếu tố được xem xét gồm có hình thức hoạt động kinh doanh của hội có phục vụ cho công chúng hay không và ở mức độ nào? Có giống như các công ty khác hay không? Sản phẩm chỉ được cung cấp cho hội viên thôi hay là cho tất cả mọi người? Mục đích chính là để kiếm lời hay chỉ thu hồi vốn và có cạnh tranh với các thương vụ tương tự hay không?

Các tổ chức có hoạt động kinh doanh ở mức độ cao hoặc có tầm vóc trên toàn quốc có thể đăng ký với Ủy ban Chứng khoán và Đầu Tư (Australian Securities and Investments Commission gọi tắc là ASIC) dưới dạng một công ty trách nhiệm hữu hạn (company limited by guarantee) dưới Đạo luật Liên bang Thành lập Công ty (Corporations Act 2001). Đa số các tổ chức từ thiện có tên tuổi của Úc có hoạt động khắp nơi trên toàn quốc đều là những công ty trách nhiệm hữu hạn. Trước đây, Trung Tâm Văn Hóa & Sinh hoạt Cộng đồng tiểu bang NSW  (The Vietnamese Refugees Community and Cultural Centre Ltd) cũng đứng tên dưới dạng một cộng ty trách nhiệm hữu hạn trước khi sang nhượng cơ sở trung tâm cho Cộng đồng Người Việt Tự do (The Vietnamese Community in Australia – NSW Chapter Inc) - một hiệp hội có đăng ký. Trách nhiệm tài chánh và pháp lý của thành viên trong công ty trách nhiệm hữu hạn được giới hạn bởi số vốn cam kết thông thường là một số tiền ấn định và tương đối thấp.

Ngoài ra, hội đoàn cũng có thể đăng ký với Fair Trading dưới dạng hợp tác xã (Co-operatives). Hình thức này thích hợp cho những tổ chức nông gia, các nhóm thể thao hay nghệ thuật hoặc các nhóm thợ thủ công sinh hoạt kinh doanh hoặc tương trợ trong một tổ chức đoàn thể.

Khi đăng ký thì hội đoàn phải kèm theo một bản nội quy. Có thể soạn một văn bản nội quy riêng hoặc sử dụng bản nội quy mẫu. Văn bản nội quy phải gồm có những điều lệ liên quan tới các vấn đề như là tư cách và danh sách hội viên, trách nhiệm tài chánh và số tiền niên liễm, thể thức bầu cử ban chấp hành, thể thức hội họp gồm có đại hội thường niên, phương thức hòa giải và kỷ luật hội viên…Đơn xin đăng ký cũng phải ghi rõ chi tiết của viên chức liên lạc (public officer). Người này có trách nhiệm thông báo đổi địa chỉ của hiệp hội và đại diện cho hiệp hội trao đổi, tiếp nhận thư từ cũng như các văn bản pháp lý.

Đạo luật Đăng ký & Thành lập Hiệp hội không bắt buộc hiệp hội phải có bảo hiểm. Tuy nhiên, hiệp hội phải tuân thủ các điều luật bảo hiểm khác ví dụ như bảo hiểm công nhân (workers compensation), bảo hiểm đệ tam nhân (public liability) phòng khi có tai nạn xảy ra trong các sinh hoạt do hiệp hội điều hành hoặc tổ chức.

Thành viên ban chấp hành và viên chức liên lạc chịu trách nhiệm điều hành hiệp hội theo luật định. Bằng không hiệp hội có thể bị phạt, bị truy tố và trong trường hợp nghiêm trọng có thể bị hủy tư cách đăng ký và giải thể. Cá nhân thành viên ban chấp hành nếu có nhũng lạm hoặc sử dụng tiền hoặc tài sản của hội cho mục đích riêng có thể bị truy tố về tội hình sự.

Ban chấp hành phải có ít nhất là 3 người trên 18 tuổi và đang sinh sống trong tiểu bang NSW. Viên chức liên lạc cũng có thể là một thành viên của ban chấp hành. Thành viên ban chấp hành phải tránh đặt mình trong hoàn cảnh mâu thuẫn quyền lợi. Không được sử dụng chức vụ hoặc thông tin của hội để làm lợi cho riêng bản thân mình. Ban chấp hành phải thành lập danh sách thành viên ban chấp hành (Register of committee members) gồm có chi tiết nhiệm kỳ ngày đắc cử và mãn nhiệm, danh sách tiết lộ những trường hợp có thể vi phạm điều lệ mâu thuẫn quyền lợi (Register of disclosure of interest) của thành viên ban chấp hành và danh sách hội viên (Register of members). Các danh sách này phải được lưu giữ tại địa chỉ hoặc văn phòng chính thức của hiệp hội. Bất cứ hội viên nào cũng có quyền xem xét danh sách miễn phí trong giờ làm việc. Ngoài ra theo tinh thần sinh hoạt trong sáng và minh bạch, Bản nội quy mẫu cũng cho phép hội viên photocopy danh sách hội viên (với lệ phí không quá $1 cho 1 trang) với điều kiện là hội viên chỉ được sử dụng danh sách với mục đích gửi bản tin, thông báo hoặc thiệp mời về sinh hoạt của hiệp hội.

Đại hội thường niên và báo cáo tài chính

Hiệp hội phải tổ chức đại hội thường niên trong vòng 6 tháng sau mỗi tài khoá (financial year). Thông báo phải được gửi đi trước 14 ngày và nếu như có những đề nghị đòi hỏi biểu quyết đặc biệt (special resolutions) để thay đổi danh xưng hoặc tu chính nội quy của hội thì thời hạn ít nhất là 21 ngày. Nghị trình gồm có báo cáo sinh hoạt và quan trọng nhất là báo cáo tài chính. Đạo luật Đăng ký & Thành lập Hiệp hội chia thành 2 hạng cho mục đích báo cáo. Hiệp hội có tài sản trị giá hơn nửa triệu hoặc thu nhập trên $250,000 một năm được loại vào Hạng 1 thì phải nộp bản kê khai tài chánh và một bản báo cáo của kiểm toán viên chứng nhận là bản kê khai đã theo đúng tiêu chuẩn kiểm toán và luật định đến các hội viên trong ngày đại hội thường niên. Các hiệp hội khác được liệt kê vào Hạng 2 thì chỉ cần nộp một bản báo cáo tài chính gồm cho chi tiết chi thu và văn bản liệt kê tài sản và nợ nần. Các văn bản báo cáo này phải được nộp cho Fair Trading trong vòng 1 tháng từ ngày đại hội thường niên.

Giải quyết tranh chấp

Ban chấp hành có trách nhiệm xử lý các tranh chấp nội bộ giữa các hội viên theo đúng nội quy phù hợp với Đạo luật Đăng ký và Thành lập Hiệp hội.  Các cơ quan giám sát như Fair Trading khuyến khích những thành phần can dự tham gia giải quyết vấn đề trong tinh thần và tiến trình hòa giải. Tuy nhiên, Fair Trading không có quyền can thiệp vào các vấn đề nội bộ. Trừ khi hội viên tố cáo hiệp hội vi phạm các điều khoản của Đạo luật ví dụ như tiếp tục hoạt động trong lúc bị vỡ nợ hoặc không có khả năng trả nợ, có ý định lừa gạt chủ nợ, không tổ chức đại hội thường niên, không nộp các bản báo cáo hoặc kê khai tài chánh đến hội viên, không điền khuyết nhân sự trong ban chấp hành hoặc thành viên ban chấp hành nhũng lạm tài sản của hội.

Các sinh hoạt gây quỹ từ thiện

Muốn tổ chức gây quỹ từ thiện thì hội đoàn phải có giấy phép gây quỹ (fundraising authority) từ Office of Liquor, Gaming & Racing (OLGR) dưới Đạo luật Gây quỹ Từ thiện (Charitable Fundraising Act). Đạo luật này không áp dụng cho các tổ chức tôn giáo.

Hai chữ “từ thiện” có ý nghĩa rất bao quát. Theo thông luật thì có 4 hình thức từ thiện: hỗ trợ người già, tàn tật hoặc nghèo khó, hỗ trợ giáo dục, hỗ trợ tôn giáo hoặc hỗ trợ cho các sinh hoạt có ích cho cộng đồng. Mỗi khi kêu gọi sự đóng góp từ công chúng cho những mục đích trên là hội đoàn có gây quỹ từ thiện. Hình thức gây quỹ có thể là kêu gọi sự đóng góp tài chính (donations), xin bảo trợ, xổ số, chạy đua hoặc tổ chức các chương trình văn nghệ. Tuy nhiên, hội đoàn không cần xin phép gây quỹ từ thiện nếu chỉ yêu cầu hội viên đóng niên liễm hoặc đóng góp tài chính hoặc xin tài trợ từ các cấp chính quyền hoặc thu nhận lệ phí qua những dịch vụ mà hội đoàn cung cấp.

Hội đoàn có thể làm đơn xin giấy phép gây quỹ với OLGR. Đơn thường được chấp thuận với một số điều kiện trong đó có việc hành xử và báo cáo tài chính rõ ràng và minh bạch. Khi hội đoàn xuống đường xin tiền thì các thiện nguyện viên hoặc nhân viên phải đeo thẻ cho biết danh tánh hội đoàn và số giấy phép gây quỹ cũng như ngày mãn hạn. Mỗi chương trình gây quỹ cho một mục đích cụ thể nào đều phải có trương mục riêng và tất cả số tiền thu nhận phải được đưa vào trương mục đó. Hội đoàn phải thực hiện báo cáo tài chính hàng năm. Bản báo cáo tài chính phải được kiểm duyệt bởi một kiểm toán viên có đăng ký hành nghề với ASIC. Ngoài ra, bất cứ người nào cũng có thể yêu cầu hội đoàn cung cấp một số văn kiện căn bản với lệ phí không quá $13 cho trang đầu tiên và $1 cho những trang sau đó. Văn kiện căn bản gồm có bản sao của báo cáo tài chính trong 7 năm qua, nội quy, họ, tên, địa chỉ và nghề nghiệp của các thành viên trong ban chấp hành hoặc ban giám đốc.

Có khá nhiều hội đoàn được thành lập trong cộng đồng người Việt tại Úc. Đại đa số các hội đoàn sinh hoạt và đóng góp rất tích cực cho cộng đồng người Việt cũng như cộng đồng chính mạch. Nhưng trong thời gian gần đây hiện tượng một số hội đoàn rạn nứt chia hai, chia ba bắt đầu xuất hiện. Hình như có một số hội đoàn không có nghĩ tới hoặc chuẩn bị cho phương cách giải quyết những tranh chấp mâu thuẫn nội bộ giữa các hội viên hoặc không tận dụng các tiến trình hoặc dịch vụ hòa giải đúng mức. Những hiện tượng này có thể tạo ấn tượng tiêu cực về sinh hoạt hội đoàn.  Có một số hội đoàn tổ chức gây quỹ hỗ trợ thương phế binh, xây cấy viện dưỡng lão, trùng tu mồ mã thuyền nhân tại các trại tỵ nạn, giúp đỡ người cùi và bệnh tật ở Việt nam - đều là những mục đích rất đáng được ủng hộ.  Nhưng cũng có một vài hội đoàn dường như chưa cảm nhận được hết trách nhiệm pháp lý của họ. Có hội không bao giờ thấy tổ chức đại hội thường niên hoặc bầu bán ban chấp hành đến nỗi hội được nhắc tới như là hội của ông X hoặc hội của bà Y thể như là tài sản riêng của cá nhân hoặc gia đình. Có hội gây quỹ rất thường xuyên và kiếm rất nhiều tiền nhưng không bao giờ thấy báo cáo tài chính. Có người hỏi tới thì giẫy nẩy lên. Sự thiếu minh bạch dễ đưa đến lạm dụng. Nếu có người khiếu nại và các cơ quan chính quyền tiến hành điều tra cho thấy là hội đoàn đã không tuân thủ luật pháp và các điều lệ bảo đảm tài chính minh bạch thì sẽ ảnh hưởng rất nhiều đến uy tín không chỉ của hội đoàn đó mà tất cả các hội đoàn của người Việt nam. Hy vọng là các hội đoàn trong cộng đồng sẽ áp dụng đúng phương châm ‘trong sáng, rõ ràng và minh bạch’ trong mọi sinh hoạt liên quan tới tài chánh để chúng ta không phải đối đầu với những dư luận và thành kiến bất lợi trên báo chí Úc.